Sunt productiv sau doar ocupat?

Arta de a produce rezultate care fac diferența.

Cum ar fi dacă am fi super-productivi? Să ne imaginăm preț de câteva secunde acest lucru. Să ne imaginăm cum ar fi ca tot ceea ce facem azi în 8-9 ore, am reuși să facem în doar jumătate din acest timp?

Viața unui om se împarte între casă și job, între responsabilități și relaxare, între lucruri care ne plac și lucruri pe care suntem nevoiți să le facem.

Pentru cei mai mulți dintre noi, timpul pe care îl avem nu este suficient. Ne-am dori să facem mai multe, dar ziua se sfârsește și poate că am reușit să facem abia jumătate din ceea ce ne-am propus.

Motivul pentru care deseori nu avem timp suficient pentru a face ceea ce ne-am propus, este pentru că nu ajungem la un nivel ridicat de productivitate, deseori fiind doar ocupați.

Diferența între a fi ocupat și a fi productiv

De cele mai multe ori ajungem să confundăm productivitatea cu faptul că suntem ocupați. Mai mult de atât, ajungem să credem că cele două noțiuni sunt sinonime.
Cădem astfel în capcana de a crede că suntem productivi, doar pentru că suntem încărcați de task-uri.
Spunem că suntem productivi pentru că am lucrat ore în șir, am rezolvat multe dintre activitățile trecute pe listă și suntem obosiți. It is a trap. Adică, este o capcană în care putem aluneca cu ușurință.

Iată cum putem diferenția între cele 2 noțiuni:

Atunci când suntem ocupați:

• Avem tendința de a munci frenetic, mai exact, zarvă multă.
• Raportul între timpul investit în acțiuni și calitatea rezultatelor este în detrimentul calității rezultatelor obținute.
• Tindem să facem cât mai multe lucruri, fără a ne concentra efortul asupra acțiunilor care fac diferența.
• Facem lucrurile în viteză.

Atunci când ești productiv:

• Îți pui întrebarea: Ce este important aici? Care este primul lucru pe care dacă l-aș realiza, toate celelalte ar fi mult mai ușor de făcut?
• Ești mai concentrat pe calitatea rezultatelor decât pe numărul de task-uri ce trebuie închise.
• Cauți și găsești soluții smart pentru a-ți desfășura activitățile. Smart cum…? Da, smart = cu mai puține resurse.
• Te concentrezi pe un singur task până îl finalizezi. Putem să fim atenți la mai multe lucruri în același timp, dar nu ne putem concentra atenția pe mai multe lucruri în același timp.
• Lucrezi relaxat și construiești cu încredere în rezultatul final.

Nu epuizarea resimțită la sfârșitul zilei, ci satisfacția că ai dus la bun sfârșit ceea ce contează și face diferența este ceea ce se numește productivitate. Mai mult: cum ar fi dacă am măsura productivitatea în timpul rămas liber după rezolvarea fiecărei agende zilnice plină cu acțiuni de valoare?

Productivitatea nu este despre job, ci despre cum alegi să dai valoare timpului disponibil.

Unul dintre cele mai importante lucruri de care ar trebui să ții cont atunci când îți propui să fii mai productiv, este să te gândești la ce contează cu adevărat pentru tine.

De aici, imaginea începe să se contureze. Altfel spus, focusul nostru trebuie să fie pe conștientizarea timpilor fără valoare, ce trebuie înlăturați. Dacă ar fi să facem o comparație, în Lean Manufacturing acest lucru se numește identificarea și eliminarea pierderilor. Mai exact, identificarea și eliminarea acelor activități care nu aduc valoare adăugată în agenda noastră zilnică.

Productivitatea este un cumul din 3+1 elemente: timp, atenție și energie. Primele 3 sunt deja consacrate. Cel de-al patrulea element pe care te încurajez să-l adaugi la această listă este selecția. Arta de a selecta, de a separa ceea ce contează cu adevărat, față de ceea ce înseamnă “zgomot”. Diferența între înaltă performanță și “normalitate”. O parte din agenda unei zile obișnuite reprezintă “zgomot”, lucruri care ne umple timpul și nu aduc nicio valoare în atingerea obiectivelor pe care ni le-am stabilit.

Chris Bailey descrie foarte bine în cartea sa “The productivity project” conexiunea dintre aceste elemente: “Când pierdem timpul, amânăm. Când nu ne putem gestiona bine atenția, suntem distrași. Și când nu ne centrăm atenția pe felul în care ne folosim energia, suntem obosiți sau ajungem la “burned out.”

Esența celor de mai sus scrisă cu un condei pragmatic ar suna așa: productivitatea înseamnă să identifici cele 20% dintre acțiuni care generează 80% dintre efecte, să le duci duci la bun sfârșit unul câte unul, să găsești în mod constant soluții pentru a obține mai mult, folosind mai puțin și să pui deoparte timp pentru creștere. Da, pentru creștere; azi mai bine decât ieri și mâine mai bine decât azi. Evoluție, și nu revoluție. Kaizen, știința schimbării în bine.
Liviu Prodan, Fondator Tikal Academy